Usualmente trato de organizar mi tiempo para poder ocuparme de otros asuntos, tengo en mis tareas buscar información al respecto, encontré las 20 maneras más grandes de perder el tiempo y algunas sugerencias para evitarlas
1. Administración por crisis - Cuando se producen crisis, éstas lo distraen de sus priori-
dades para el día. Aunque es posible que usted tenga que manejar verdaderas emer-
gencias, usted puede reducir el número de crisis con una planificación anticipada que
se enfoque en identificar problemas potenciales y evitar que éstos sucedan.
2. Interrupciones telefónicas - Aunque contestar el teléfono sea parte de la naturaleza
humana, tome medidas para evitar las interrupciones. Descarte la idea de que la
necesidad de la persona que llama es demasiado importante para ignorarla. Discierna
sus llamadas utilizando cualquier técnica que usted considere la más efectiva, desde
delegarlas a un asistente hasta utilizar una contestadora automática. Entonces, tome
las llamadas que usted quiera y en el momento que usted esté listo.
3. Planificación inapropiada - Trabaje “primero en las primeras cosas” definiendo un
sistema de planificación. Integre sus planes diarios en un sistema más grande que
incluya proyecciones y planificación mensual.
4. Pretender demasiado - Delegue, aprenda a decir no al jefe y calcule mejor su tiempo
para que no asuma mucho trabajo a la vez.
5. Visitas inesperadas - Supere su necesidad de sentirse importante, de ser útil inmedia-
tamente o de ser indispensable para los demás. En su lugar, maneje las preguntas
de sus visitantes, defina otro horario para una cita con ellos, envíelos a cualquier otra
parte o motívelos a encontrar su propia solución.
6. Delegación ineficaz - Supere su aversión a delegar. Aprenda a delegar de manera
efectiva. Escoja a la persona correcta, proporcione instrucciones claras, utilice la
autoridad, el seguimiento y el apoyo necesarios y, si es necesario, dirija.
7. Desorganización personal - Mantenga limpio su escritorio, deshágase de su lista de
actividades y utilice un sistema de organización integrado. Designe un lugar para sus
papeles del día.
8. Falta de auto-disciplina - Recuérdese a sí mismo que usted es una “persona organi-
zada y ordenada”. Mantenga visibles sus metas, utilice un sistema de organización,
establezca plazos y planifique sus actividades.
9. Incapacidad para decir no - Escuche lo que otra persona le está preguntando. Si es
necesario, diga “no”, proporcione los motivos y ofrezca alternativas.
10. Postergación - Reconozca que usted tiene el control y comprométase a cambiar. Deje
de aplazar las cosas y hágalas ahora.
11. Reuniones - Haga sus reuniones más efectivas llevando una agenda y comenzando a
tiempo. Elimine las reuniones a las que usted no necesita asistir.
12. Papeleo - Clasifique los papeles que recibe y manéjelos de manera más efectiva.
13. Dejar tareas inconclusas - Utilice la auto-disciplina para retomar los trabajos inte-
rrumpidos. Cuando usted suspenda un trabajo, déjelo en buenas condiciones de modo
que pueda reiniciarlo sin ningún obstáculo.
14. Personal inadecuado - Ayude a que las personas que trabajan con usted aprendan
buenas técnicas para la administración del tiempo.
15. Socialización - Reduzca el tiempo excesivo de socialización. Utilice pistas que le
indiquen que el tiempo para socializar terminó.
16. Responsabilidad o autoridad confusas - Aclare qué persona realiza qué actividad e
identifique el nivel de autoridad de cada persona.
17. Mala comunicación - Aclare el objetivo de su comunicación, sea un buen oyente, uti-
lice las palabras correctas y aplique otras técnicas de comunicación buenas.
18. Controles inadecuados y reportes de progreso - Utilice mejores sistemas de monito-
reo y control.
19. Información incompleta - Elabore un sistema que asegure que usted obtenga la infor-
mación que necesita.
20. Viajes - Reduzca el tiempo para viajes innecesarios o infructuosos. Haga que la otra
persona vaya hacia usted, planifique los viajes de manera cuidadosa y siga trabajando
